Önkormányzati vagyonkezelőknek
Milyen rendszer kell vagyongazdálkodáshoz?
01.
Vagyongazdálkodás valamennyi területére megoldást nyújt
02.
Megbízható adatbázisra épül
03.
Napi 12 órás szoftvertámogatás segíti a mindennapi munkát
Részei
A Multi Informatikai Kft. szoftver csapata 1988 óta készít ügyviteli programokat. Az általános feladatok ellátására készült Visual Apolló rendszert számos szakirányú rendszerrel egészítette ki. 2008-ban dolgozta ki a CRM Apolló Vagyongazdálkodási modult, melyet az angyalföldi és a csepeli Önkormányzat vagyongazdálkodási szervezete jelenleg is használ.
01.
Lakás- és helyiséggazdálkodási modul
02.
Üzlethelyiségek kezelése
03.
Kulturális- és sportintézmények kezelése
04.
Önkormányzati intézmények üzemeltetése
Lakás- és helyiséggazdálkodási modul
A számítógépes rendszer feladatai közé tartozik az önkormányzat tulajdonában lévő lakások és helyiségek nyilvántartása, a vagyongazdálkodás támogatása, a bérbeadással kapcsolatos teendők ellátása.
Strukturált adatnyilvántartás
Az adatnyilvántartás strukturált szerkezetű, leginkább egy piramishoz hasonlítható. Legfelül a társasházak találhatóak, alatta a társasházhoz tartozó illetve az önkormányzati épületek. A következő szint az albetéteké, ezt követik a szerződések. A társasházak adatai közt kiemelt helyet foglalnak el a bankszámlaszámok, a közös képviselők és könyvelők elérhetőségei, a közgyűlések és azok határozatainak nyilvántartása valamint a közös költség számolásának algoritmusa. Épület szinten azok állapotával illetve a napi feladatokkal kapcsolatos adatok, feladatok találhatóak. Albetétenként részletesen látható az elhelyezkedéssel, a gazdálkodással összefüggő (terület, státusz, lehetséges funkció, komfort fokozat, területi besorolás, tervezet bontások és felújítások, berendezések, mérőórák) adatokat. A bérleti szerződések adattartalma maradéktalanul a negyedik szinten található. Itt vezethető a bérleti díj számolásának szabálya, az azt befolyásoló tényezők (támogatások, csökkentő tényezők, szüneteltetés).
Folyószámlák, szerződések, számviteli feladatok kezelése
A lakás- és helyiség gazdálkodó rendszer ráépül a Visual Apolló programcsaládra, ahol a vevői- és szállítói folyószámlák vezetése, a gazdálkodással kapcsolatos szerződések nyilvántartása és a számviteli feladatok ellátása folyik. A számvitel társasház/épület/albetét mélységben vezeti a felmerülő költségeket és a befolyt bérleti díjakat, amelyből eredménykimutatás is a rendszer szolgáltatása.
Kapcsolat más rendszerekkel
A Visual Apolló rendszer kapcsolatot tart más (pl. banki szoftverek) társrendszerekkel is.
Havi díjak kalkulációja
A CRM Apolló kalkulálja és utalja albetétenként az esedékes havidíjakat.
Hatékonyság növelés
A folyamatok egyszerűsítésével, a belső folyamatok automatizálásával elérhetőek az ügyfelek korszerűbb, gyorsabb kiszolgálása. A CRM Apollóban az ügyletekhez úgynevezett sémák definiálhatóak, amelyek leírják az ügylet végrehajtásához szükséges előfeltételeket, iratokat, készítendő dokumentumokat. Ezeket a WORD közreműködésével az aktuális ügylet adataival el is készíti, majd elektronikusan hozzárendeli a szerződésekhez.
Online ügyintézés
Az ügyfelek interneten keresztül is kérhetnek felvilágosítást, intézhetik ügyeiket, megnézhetik és fizethetik számláikat.
Bérleti díjak kezelése
A legnagyobb munkát a bérleti díjak számlázása, annak pénzügyi rendezése, szükség esetén fizetési felszólítása, késedelmi kamat számolása jelenti. A számlázásnak gyorsan és pontosan kell történnie. Cél a lehető kevesebb emberi erőforrás igénybevétele. A program a szerződések adatai alapján, a fogyasztások leolvasott, elektronikusan rögzített értéke alapján elkészíti a számlákat. Az adatok automatikusan átadódnak számvitelnek, folyószámla- nyilvántartásnak. A pénzügyi adatok látványosan megjelennek a szerződések között is, amely megkönnyíti az ügyfélszolgálat munkatartásának munkáját.
Követelések kezelése
Sajnos minden gazdálkodó szervezetnél jelentős munkát ad a lejárt követelések behajtása. A jogi osztály számára készült alrendszerrel kezelhetőek a peresítéssel, a behajtással, a szerződésbontással kapcsolatos teendők.
Kimutatások készítése
Az Apolló rendszer számos kimutatásával megfelelhet az önkormányzat elvárásainak, összefüggéseivel leeellenőrizhető az adatok konzisztenciája, online módon szolgálja a gazdálkodást, a vezetők munkáját. A számvitel társasház/épület/albetét mélységben vezeti a felmerülő költségeket és a befolyt bérleti díjakat. Az ezekből készült eredménykimutatás is a rendszer szolgáltatása.
Elidegenítések kezelése
A modul kezeli az elidegenítéseket is, akár egy összegben, akár részletre vásárolja meg a vevő. Részletre történő vásárlás esetén átszámolhatja az aktuális pénzügyi környezet (pl.: MNB alapkamat) az esedékes fizetéseket, melyről díjbekérőt küld a vevők felé.
Üzlethelyiségek kezelése
Az Önkormányzatok a hagyományos helyiségek bérbeadása mellett rendelkezhetnek piacok, bevásárló központok felett is. Ennek alapelve megegyezik a fent ismertetett rendszerrel, azonban néhány sajátossága (nem társasházakban vannak, hanem önálló egységet képviselnek, más az árképzése, kaució kezelés…) indokolja az üzlethelyiségek elkülönült kezelését.
Kulturális- és sportintézmények
Ez a modul a kulturális- és sportintézmények költséggazdálkodására, hasznosítható területek egyedi és rendszeres, visszatérő bérbeadása, rendezvények lebonyolítására készült. A modul hatékony eszköze a tervezésnek, a napi feladatok ellátásának, a működések elemzésének.
Önkormányzati intézmények üzemeltetése
Az önkormányzati intézmények üzemeltetésének, központosított eszköz beszerzésérnek modulja egy készletgazdálkodási rendszerre épül. Az intézmények illetékes munkatársa interneten felületen kezdeményezheti az eszközök beszerzését, nyomon követheti a beszerzés ügyintézését. Az üzemeltetéssel kapcsolatos hibákat jelenthetik a vagyongazdálkodónak, aki intézkedhet a hiba elhárításáról, melynek teljes adminisztrációja, készletek kezelése is az Apolló rendszerben történik.
Amennyiben felkeltettük érdeklődését, kérdése van, kérjük, keressen meg bennünket. Kérésre díjmentesen bemutatjuk rendszerünket.