top of page

Könyvelőirodáknak

Apolló, a könyvelőirodák szoftvere

In the Woods_edited.jpg

A könyvelőirodák nem csak könyvelhetik az Apolló rendszerrel az ügyfelek bizonylatait, hanem hatékony eszköze társaságuk munkaszervezésének is. Az Apolló program segítségével új ügyfeleket kereshetnek (marketing munka), szerződést köthetnek, dokumentumokat, feljegyzéseket a szerződésekhez kapcsolhatják, határidős feladatokat adhatnak ki, tarthatják a kapcsolatot az aktív ügyfelekkel, munkatársak munkaidejét számolhatják el, ami alapja lehet a megbízók havi elszámolásának, automatikusan számlázhatnak, figyelhetik a befizetéseket (és a kinnlevőségeket), elemezhetik a vállalkozás munkáját, stb.

Automatizmusok az Apolló rendszerben

Az Apolló rendszer kiemelt figyelmet szentel arra, hogy napi feladatokat legnagyobb pontossággal, a legkevesebb humán erőforrás igénybevételével végezze el. Ezek: -könyvelési segédletet lehet készíteni – menet közben is – a folyószámlák, a vegyes könyvelési tételek kontírozására és azt alkalmaz(hat)juk a napi munka során, -NAV adatbázisából letölthetőek a vevő és a szállítói számlák, iktathatóak a szállítói számlák és könyvelhetőek mindkét típusú számlák, -átutalást lehet készíteni elő a szállító felé és az egyéb kötelezettségekre (pl. adók, rendszeres fizetések), -automatikusan feldolgozza a bankkivonatot, -MNB árfolyam lekérdezése, -Excel táblázatból számlázás, számla-, ÁFA-, és vegyes könyvelési tételek feldolgozása, -Adatkapcsolat kiépítése a társ ügyviteli programokkal, -Windows Excel, Word, Outlook rendszerével kommunikáció, -Az Excel programhoz #Apolló függvényt dolgoztunk ki, amivel tetszőleges kimutatásokat lehet készíteni, -mérleget, költségelemzést, pénzügyi tervet lehet készíteni, -szerződések és az esetleges munkalapok alapján elkészíthetőek a rendszeres számlák, -havi munkaidő nyilvántartás és a szerződés fix költségei alapján számlázhatóak a szolgáltatások, -készletgazdálkodási rendszer a felépített üzleti logikája automatikusan könyveli a gazdasági eseményeket.

Szerződéskötés, munkatársak kijelölése

Két típusú szerződés vehető fel a nyilvántartásba: -egyedi szerződések, amely egy célfeladat ellátására lettek megkötve, -egy folyamatos feladat elvégzésére (pl.: könyvelés, bérszámfejtés). Az egyedi szerződések általában több részfeladatból állnak. Ezek leírására, határidejére, vállalási összegére, a teljesítés nyomkövetésére is lehetőség van. A folyamatos teljesítésű szerződéseknél felvihetőek a vállalt feladatok (pl.: könyvelés, adótanácsadás) és díjazásuk. A díjazás lehet a munkaráfordítás szerint, létszámtól függő, a havi díj tartalmazza illetve egyösszegű. A CRM Apolló rendszerrel - akár a korábban bevitt etalon dokumentumokat felhasználva – elkészíthető a szerződés szövege. Az aláírt szerződés hozzácsatolható a szerződéshez. A szerződéskötés folyamán keletkezett feljegyzések, faladatok ugyancsak részei a szerződés-nyilvántartásnak. A szerződéshez megadhatók az ismétlődő feladatok és azok határideje (pl.: a bizonylatok leadási határideje minden hónap 10-e). A szerződéshez hozzárendelhető két munkatárs, egy könyvelő és egy bérszámfejtő, akiket e-mailben lehet tájékoztatni az új feladatról.

Munkatársak, munkaidő-nyilvántartás

Az Apolló rendszerbe bevihetőek a munkatársak adatai, a velük kapcsolatos dokumentumok. Munkatársak rögzíthetik a napi munkavégzésüket akár az ügyfelekkel foglalkoztak, akár a könyvelő iroda számára hasznos elfoglaltságuk volt (pl.: továbbképzés), akár, ha az magánjellegű volt (pl.: ebéd, szabadság). Munkaidő-nyilvántartás alapján elemezhetők a munkatársak, ügyfelek, tevékenységek tetszőleges kombinációban. Ezzel többek között lekérhetőek az általános költség illetve az ügyfelekkel kapcsolatos tevékenységek volumene.

Számlázás, befizetések ellenőrzése

Elszámolási időszak végén automatikusan elkészíthetőek a számlák, Az Apolló rendszer összeszedi a szerződésből, munkaidő-nyilvántartásból a számlázandó információkat. A számlák elküldhetőek e-mailben az ügyfeleknek. Az Apolló rendszerben a bevitt pénzügyi teljesítések alapján kigyűjthetőek a lejárt követelések. Vezetői döntés alapján fel lehet függeszteni az adósok szerződéseit, melyről az ügyfeleket és az érintett munkatársakat levélben is lehet értesíteni. A számlák megfizetése után újra aktívvá tehetők e-mail kíséretében a szerződések.

Közvetlen kapcsolat az ügyfelekkel

Az Apolló képes az ügyfelek számláit a NAV adatbázisából lekérve automatikusan feldolgozni. Az adatokat éjszaka is lehetőség van letölteni, a NAV szervere így ezzel napközben nem lesz terhelve, a feldolgozást nem befolyásolja a NAV szerverének válaszideje. Az ügyfeleknek a felelős döntéshez naprakész információval kell rendelkezniük. Az ügyfelek visszakaphatják a feldolgozott információkat, a pénzügyi adatokat tételesen, a számviteli adatokat pedig közérthető nyelven akár online módon is.

Új ügyfelek keresése

Számtalan vállalkozások adatait tartalmazó adatállományt vásárolhatunk. A CRM Apolló rendszer képes ezen adatokat beolvasni és feldolgozni. A rendszer körlevelével egyszerre több társaságot is meg lehet szólítani.   A marketing partnerrel kapcsolatos eseményeket, feladatokat és dokumentumokat hozzájuk lehet csatolni, így mindig pontos képet lehet kapni a kapcsolatról, nem felejtődik el a kapcsolat folytatásához tervezett lépések. Sikeres kapcsolatfelvétel esetén a marketing ügyféltörzsből át lehet helyezni az adatokat az üzleti ügyféltörzsbe.

Amennyiben felkeltettük érdeklődését, kérdése van, kérjük, keressen meg bennünket. Kérésre díjmentesen bemutatjuk rendszerünket.

bottom of page